Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Skipoli ry

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 23.5.2018.
Viimeisin muutos 26.5.2018.

  1. Rekisterinpitäjä

Skipoli ry
AYY/Skipoli
PL 69
02151 Espoo

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tuukka Joona
tuukka.joona@aalto.fi

  1. Rekisterin nimi

Skipolin jäsenrekisteri ja tapahtumarekisteri.

  1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenten yhteystietoja.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
– Etu- ja sukunimi
– Kotipaikkakunta
– AYY:n jäsenyys
– Korkeakoulu
– Sähköpostiosoite
– Jäsenmaksutiedot

Jäsenlistat säilytetään Google Drive -kansiossa historiallisuussyistä vähintään 20 vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen. Erillisiin tapahtumien osallistujalistoihin kerätään vain nimi ja tapahtuman kannalta olennaiset tiedot.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeilla.

  1. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa Google Drive -palvelussa. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Skipolin hallituksen jäsenten toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä.

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

  1. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Skipolin nykyisiä tai entisiä jäseniä. Eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa erillisestä pyynnöstä.